Bo w czasach rosnącej cyfryzacji i nieustannych wycieków danych to lokalność daje realną kontrolę. W przeciwieństwie do systemów opartych na chmurze, lokalna instalacja działa całkowicie niezależnie od internetu, dostawców zewnętrznych i globalnych serwerów. Dane kancelarii nigdy nie opuszczają jej fizycznej siedziby.

To oznacza:

• pełną zgodność z RODO,
• brak ryzyka wycieku przez API lub „usługi w tle”,
• stały dostęp do danych – nawet podczas awarii sieci lub serwerów zewnętrznych,
• brak wymuszonych aktualizacji i nieautoryzowanych zmian w systemie,
• możliwość archiwizacji, szyfrowania i backupu na warunkach kancelarii.

Lokalna instalacja to nie powrót do przeszłości. To decyzja o zachowaniu autonomii w świecie, który coraz częściej ją odbiera. Dla kancelarii prawnych — które odpowiadają za dane wrażliwe, poufne i często nieodwracalne — to jedyna droga, by pozostać naprawdę niezależnym i bezpiecznym.

Licencjonowanie przez pendrive to metoda aktywacji i aktualizacji systemu ArcanumLex całkowicie offline. Po zakupie licencji otrzymujesz fizyczny nośnik USB (lub plik do przekazania ręcznego), który zawiera:

• plik licencyjny przypisany do konkretnego urządzenia,
• dane aktywacyjne,
• (opcjonalnie) aktualizację systemu, którą możesz ręcznie zainstalować.

To rozwiązanie:

• nie wymaga połączenia z internetem,
• działa niezależnie od serwerów producenta,
• pozwala zachować pełną kontrolę nad momentem aktywacji i aktualizacji,
• eliminuje ryzyko zdalnego wygaszenia lub cofnięcia licencji.

Podpis cyfrowy to funkcja wewnętrznego zatwierdzania dokumentów i zdarzeń w systemie. Każda zmiana, plik lub wersja może być oznaczona lokalnym podpisem, który:

• gwarantuje integralność danych (pliku nie zmieniono po podpisie),
• dodaje znacznik czasu (timestamp), który potwierdza dokładny moment operacji,
• pozwala odtworzyć historię działań użytkownika,
• zwiększa wiarygodność dokumentacji kancelarii – wewnętrznie i wobec klienta.

Obie funkcje – licencjonowanie przez pendrive i podpis cyfrowy – wzmacniają ideę pełnej niezależności i bezpieczeństwa danych, bez kompromisów technologicznych.

ArcanumLex został zaprojektowany zgodnie z zasadą „privacy by design” – ochrona danych nie jest dodatkiem, ale fundamentem całego systemu. Dzięki lokalnej instalacji i braku połączeń zewnętrznych, system naturalnie spełnia szereg kluczowych wymagań RODO bez potrzeby skomplikowanych konfiguracji.

Oto jak wygląda zgodność z RODO w praktyce:

• Dane nie opuszczają kancelarii – nie są przesyłane do chmury, API, zewnętrznych serwerów ani usług stron trzecich.
• Pełna kontrola dostępu – każdy użytkownik ma przypisane role, a administrator decyduje, kto widzi jakie dane.
• Szyfrowanie danych – dokumenty i dane klientów są zaszyfrowane na poziomie systemowym.
• Rejestrowanie działań – każda operacja (edycja, dostęp, eksport) może być rejestrowana w dzienniku zdarzeń.
• Prawo do bycia zapomnianym – dane można trwale usunąć na żądanie klienta, bez pozostawiania kopii w systemie.
• Offline = mniejsze ryzyko – brak internetu to brak wektorów ataku typu phishing, ransomware czy intercept API.

Dzięki temu ArcanumLex nie tylko „spełnia wymogi”, ale realnie upraszcza odpowiedzialność kancelarii za ochronę danych. Nie trzeba się domyślać, gdzie są dane klientów – są dokładnie tam, gdzie je umieszczasz: na Twoim urządzeniu, pod Twoją kontrolą.

W ArcanumLex szyfrowanie danych nie jest „opcją” — to domyślna warstwa ochrony, uruchomiona od pierwszego uruchomienia systemu. Każdy dokument dodany do systemu jest automatycznie szyfrowany na poziomie plików, bez konieczności ingerencji użytkownika.

Mechanizm szyfrowania działa całkowicie offline i obejmuje:

• pliki dokumentów (PDF, Word, skany),
• załączniki do spraw i klientów,
• notatki wewnętrzne,
• kopie zapasowe lokalne.

Stosujemy nowoczesne algorytmy kryptograficzne (np. AES-256), a każdy system posiada własny, unikalny klucz szyfrowania, przechowywany tylko lokalnie. Dzięki temu:

• nawet w razie fizycznej kradzieży urządzenia dane pozostają nieczytelne,
• nie da się uzyskać dostępu do plików bez zalogowania do systemu,
• nie trzeba pamiętać o szyfrowaniu — dzieje się automatycznie i niezauważalnie.

Brak internetu = brak punktów wejścia dla ataków zdalnych. ArcanumLex nie korzysta z chmury, nie wysyła plików na zewnętrzne serwery i nie integruje się z żadnym dyskiem online. Wszystko pozostaje pod Twoją fizyczną kontrolą – dokładnie tak, jak wymaga tego praca z dokumentami poufnymi.

W odróżnieniu od większości dostępnych systemów dla kancelarii, ArcanumLex działa całkowicie lokalnie – nie potrzebuje internetu, nie korzysta z chmury i nie komunikuje się z serwerami producenta. To oznacza pełną niezależność, bezpieczeństwo i zgodność z rzeczywistymi potrzebami pracy prawniczej.

Co nas wyróżnia?

• Brak chmury = pełna kontrola – dane kancelarii nie opuszczają Twojego biura. Zero synchronizacji, API, czy zdalnych backupów.
• Działanie offline – wszystko działa bez internetu: aktywacja, logowanie, szyfrowanie, backup i eksport danych.
• Lokalne szyfrowanie i podpisy – dokumenty są automatycznie szyfrowane i mogą być oznaczone cyfrowym podpisem oraz timestampem.
• Brak śledzenia i telemetrii – nie zbieramy żadnych danych statystycznych, nie wiemy, z czego korzystasz, i nie potrzebujemy tego wiedzieć.
• Licencjonowanie offline – aktywacja odbywa się przez pendrive, nie przez internet.
• Mechanizm samonaprawczy – system automatycznie przywraca stabilność w razie awarii komponentów wewnętrznych.
• Modularność i dedykowane profile – kancelarie notarialne, radcowskie i adwokackie pracują na jednym systemie, ale z własnym dostosowanym interfejsem.

W skrócie: ArcanumLex to system, który nie wymaga zaufania do zewnętrznych dostawców. Nie narzuca Ci, jak masz pracować – tylko daje narzędzia, które po prostu działają. Bez ukrytych zależności. Bez ryzyka wycieku. Bez zbędnych funkcji. Dokładnie tyle, ile trzeba – i nic więcej.

Aktualizacja ArcanumLex została zaprojektowana tak, aby działała całkowicie offline i była bezpieczna nawet w środowisku bez dostępu do internetu. Proces aktualizacji przebiega przez fizyczny nośnik USB (pendrive), co zapewnia pełną kontrolę nad tym, co i kiedy jest instalowane.

Jak to działa w praktyce?

1. Otrzymujesz od nas pendrive lub plik aktualizacyjny – dostarczony fizycznie lub przez zaufany kanał offline.
2. Wkładasz pendrive do urządzenia z ArcanumLex – system automatycznie wykrywa obecność pakietu aktualizacji.
3. W panelu administratora pojawia się komunikat o dostępnej aktualizacji – wraz z wersją, datą i listą zmian.
4. Administrator potwierdza aktualizację – po weryfikacji zawartości i kopii zapasowej.
5. System przeprowadza aktualizację lokalnie – bez pobierania czegokolwiek z internetu, bez łączenia się z naszymi serwerami.
6. Po zakończeniu – pendrive można bezpiecznie odłączyć, a system działa w nowej wersji.

Zalety tego rozwiązania:

• pełna kontrola nad wersją i momentem aktualizacji,
• brak automatycznych zmian „w tle” – nic nie dzieje się bez Twojej zgody,
• możliwość przetestowania aktualizacji na osobnej jednostce przed wdrożeniem,
• zgodność z politykami bezpieczeństwa i pracy w środowiskach odizolowanych.

To Ty decydujesz, kiedy system się zmienia – i nigdy nie traci swojej funkcjonalności z powodu zewnętrznej decyzji producenta.

W ArcanumLex – wtedy, kiedy pracują w jednej kancelarii lub zespole i potrzebują wspólnego, ale logicznie rozdzielonego środowiska pracy. System został zaprojektowany z myślą o tzw. mieszanych kancelariach, czyli takich, w których pod jednym adresem lub w ramach jednej organizacji działają przedstawiciele różnych zawodów prawniczych.

Jak to działa?

• System posiada wspólne jądro – baza klientów, mechanizmy szyfrowania, backup, zarządzanie użytkownikami i plikami są współdzielone.
• Każdy profil (notariusz, adwokat, radca) ma własną logikę i interfejs – dostosowaną do typu pracy, dokumentów, obowiązków zawodowych i typowych spraw.
• Role i uprawnienia są predefiniowane – a administrator może określić, kto ma dostęp do jakich modułów i danych.
• Współpraca między zawodami jest możliwa – np. radca tworzy projekt umowy, notariusz przygotowuje akt, a adwokat reprezentuje klienta w sprawie spornej – wszystko w jednym, spójnym środowisku.

Nie trzeba korzystać z osobnych systemów, nie trzeba przepisywać danych, nie trzeba „przełączać” aplikacji. Wystarczy jedno urządzenie z ArcanumLex – i każdy zawód pracuje tak, jak wymaga tego jego rola prawna, ale we wspólnej, bezpiecznej infrastrukturze.

To idealne rozwiązanie dla zespołów interdyscyplinarnych, kancelarii rodzinnych lub większych podmiotów, które obsługują klientów kompleksowo – od aktu po reprezentację w sądzie.

W ArcanumLex kopie zapasowe (backupy) są realizowane lokalnie, automatycznie i bez potrzeby połączenia z internetem. Dzięki temu nawet niespodziewana awaria zasilania, uszkodzenie urządzenia lub błąd użytkownika nie oznaczają utraty danych.

Jak działa backup?

• System co określony czas (np. co godzinę lub raz dziennie) tworzy pełną kopię danych kancelarii: dokumentów, spraw, konfiguracji, historii i użytkowników.
• Backup jest zapisywany na zewnętrznym nośniku lokalnym – np. dysku USB, NAS-ie lub drugim urządzeniu wskazanym przez użytkownika.
• Kopie są szyfrowane i oznaczane znacznikiem czasu – więc są nie tylko bezpieczne, ale i wiarygodne.

W sytuacji awaryjnej:

1. Podłączasz backup do innego urządzenia z systemem ArcanumLex.
2. Z panelu administracyjnego wybierasz przywracanie danych.
3. System automatycznie odtwarza cały stan pracy kancelarii sprzed awarii – w ciągu kilku minut.

Dodatkowo:

• Backup może być uruchamiany ręcznie – np. po zamknięciu dnia pracy lub przed większą aktualizacją.
• Możesz zautomatyzować kopiowanie backupu na drugi nośnik fizyczny (rotacyjny dysk USB), by mieć dwie niezależne kopie bezpieczeństwa.
• Wszystko działa bez internetu, bez serwerów zewnętrznych i bez logowania się do chmury.

5 minut to wszystko, czego potrzeba, by mieć spokojną głowę na wypadek awarii. Backup w ArcanumLex to nie opcja – to obowiązkowy, zautomatyzowany element ochrony kancelarii. I to w Twoich rękach, a nie gdzieś „w chmurze”.