Podstawy obsługi ArcanumLex – prostota, która nie wymaga szkolenia
Choć systemy do zarządzania kancelarią często kojarzą się z trudnymi interfejsami i skomplikowanymi konfiguracjami, ArcanumLex został zaprojektowany zupełnie inaczej. Naszym celem było stworzenie narzędzia, które będzie działać intuicyjnie – tak, aby nawet osoby bez doświadczenia technicznego mogły rozpocząć pracę w kilka minut.
W tym wpisie przedstawiamy podstawy obsługi systemu – tak, jak poznają je użytkownicy w pierwszych dniach pracy.
1. Praca w przeglądarce
ArcanumLex działa lokalnie, ale dostęp do systemu odbywa się przez zwykłą przeglądarkę (np. Chrome, Firefox, Edge). Nie trzeba instalować żadnych dodatkowych programów – wystarczy wpisać adres lokalny kancelarii (np. http://arcanum.local) i się zalogować.
Każdy użytkownik ma swój login i hasło. System rozpoznaje rolę (radca, notariusz, sekretariat itd.) i automatycznie dostosowuje interfejs do uprawnień danego stanowiska.
2. Struktura – sprawy, dokumenty, klienci
Podstawą pracy w systemie są trzy główne moduły:
- Sprawy – każda sprawa zawiera szczegóły, statusy, terminy i przypisane osoby,
- Dokumenty – wgrywane lub tworzone z szablonów, z wersjonowaniem i podpisem cyfrowym,
- Klienci – baza osób fizycznych i firm, z możliwością filtrowania i powiązania ze sprawami.
Nawigacja między nimi odbywa się z prostego panelu bocznego lub dashboardu startowego.
3. Dodawanie nowej sprawy lub klienta
Proces dodania sprawy lub klienta sprowadza się do kliknięcia przycisku „Dodaj” i wypełnienia prostego formularza. System prowadzi użytkownika krok po kroku – a pola obowiązkowe są zawsze oznaczone. Nie trzeba znać struktury danych – wystarczy wpisać to, co jest znane na danym etapie.
4. Wgrywanie dokumentów
Dokumenty mogą być:
- dodane ręcznie (PDF, Word, skan),
- tworzone z szablonu dostępnego w systemie,
- automatycznie podpisywane cyfrowo i oznaczane timestampem (jeśli opcja jest aktywna).
Pliki są automatycznie szyfrowane i przypisane do konkretnej sprawy lub klienta – nie da się ich przypadkowo pomylić lub zapisać poza systemem.
5. Dashboard użytkownika
Po zalogowaniu każdy użytkownik widzi swój dashboard – czyli pulpit z najważniejszymi informacjami:
- nadchodzącymi terminami,
- aktywnymi sprawami,
- ostatnimi dokumentami,
- komunikatami administratora lub działu obsługi.
Stąd można przejść do każdej funkcji – bez konieczności „szukania” po menu.
6. Bezpieczeństwo danych bez udziału użytkownika
Wszystkie dane są zapisywane i szyfrowane automatycznie. Nie trzeba klikać „Zapisz”, wykonywać kopii czy konfigurować zabezpieczeń – to wszystko dzieje się w tle. Użytkownik skupia się na pracy merytorycznej, a system zajmuje się techniczną stroną.
7. Wsparcie na wypadek wątpliwości
W systemie dostępna będzie uproszczona pomoc kontekstowa – małe okna objaśniające działanie poszczególnych funkcji, a także opcja kontakt z pomocą techniczną przez formularz lub telefon. Możliwe będzie również uruchomienie asysty zdalnej (lokalnie i bezpiecznie).
Podsumowanie
Podstawy obsługi ArcanumLex można opanować w mniej niż godzinę. Interfejs jest minimalistyczny, procesy są prowadzone krok po kroku, a system wspiera użytkownika zamiast go przeciążać.
Twój zespół może zacząć pracę bez szkoleń i skomplikowanych instrukcji. Właśnie o to chodziło.
