Zgodność z RODO – bezpieczeństwo danych w ArcanumLex
Od momentu wejścia w życie RODO (Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych), kancelarie prawne, notarialne i radcowskie znalazły się w szczególnym kręgu obowiązków dotyczących ochrony danych osobowych. To one bowiem każdego dnia przetwarzają informacje szczególnie wrażliwe – o osobach fizycznych, firmach, dokumentach, relacjach rodzinnych i majątkowych.
ArcanumLex powstał jako odpowiedź na ten wymóg — zapewniając nie tylko zgodność z przepisami, ale także przewagę technologiczną i spokój prawny użytkownika.
Co oznacza zgodność z RODO w praktyce?
W przypadku kancelarii, zgodność z RODO to nie tylko polityka prywatności na stronie. To:
- kontrola nad tym, gdzie są przechowywane dane,
- jasne zasady dostępu i uprawnień,
- szyfrowanie danych w spoczynku i w transmisji,
- dzienniki dostępu i możliwość raportowania incydentów,
- lokalne kopie zapasowe i możliwość trwałego usunięcia danych na żądanie klienta.
ArcanumLex spełnia każdy z tych warunków.
Lokalne przetwarzanie danych – pełna kontrola
W przeciwieństwie do rozwiązań chmurowych lub zewnętrznych serwerów, ArcanumLex działa w całości lokalnie — dane nie są przekazywane do internetu ani do firm trzecich.
Oznacza to, że:
- kancelaria nie przekazuje danych klienta do usług zewnętrznych,
- żadne dane nie są synchronizowane z serwerami producenta,
- każdy zapis pozostaje fizycznie w kancelarii, na szyfrowanym dysku.
Szyfrowanie i podpisy cyfrowe
Wszystkie dane w systemie są automatycznie szyfrowane za pomocą zaawansowanych algorytmów. Dostęp do zasobów możliwy jest tylko po zalogowaniu — a każdy użytkownik ma przypisane indywidualne uprawnienia.
Co więcej, dzięki wbudowanej funkcji cyfrowego podpisu i timestampingu, kancelaria może dowieść integralności dokumentu oraz momentu jego utworzenia lub modyfikacji — co ma ogromne znaczenie w razie sporu lub audytu.
Prawo do bycia zapomnianym – usuwanie danych
System pozwala na pełne i trwałe usunięcie danych na żądanie klienta – zgodnie z art. 17 RODO. Dane takie nie pozostają w archiwach, nie są eksportowane i nie można ich odzyskać po zatwierdzeniu żądania.
Dostęp tylko dla uprawnionych
ArcanumLex zapewnia rozdzielenie ról użytkowników — aplikacja umożliwia nadawanie i odbieranie uprawnień do wglądu w poszczególne działy lub sprawy. Tylko osoby posiadające odpowiednie role mogą przetwarzać dane wrażliwe.
Gotowość na audyt
W razie kontroli kancelaria może wykazać:
- lokalizację danych i strukturę plików,
- logi aktywności użytkowników,
- politykę backupu i przywracania danych,
- schemat zarządzania dostępem i uprawnieniami.
System umożliwia eksport logów i tworzenie raportów bezpieczeństwa – gotowych do okazania audytorowi.
Bezpieczeństwo nie jako dodatek – ale fundament
Zgodność z RODO nie jest w ArcanumLex dodatkiem – jest fundamentem całego systemu. Projektując każdy element, kierowaliśmy się zasadą „privacy by design” – czyli wbudowania prywatności w architekturę od samego początku.
Podsumowanie
ArcanumLex daje kancelarii pewność, że dane jej klientów są:
- chronione,
- przetwarzane lokalnie,
- dostępne tylko dla uprawnionych,
- i usuwalne na żądanie.
W dobie cyfrowej – zgodność z RODO to nie tylko obowiązek. To wartość, którą warto komunikować klientom.
